Информцентр

Способы проведения собраний участников общества:

— совместное общее присутствие участников (или их представителей) в месте проведения собрания;

— заочное голосование;

— дистанционное участие в собрании.

Новые возможности проведения участниками обществ с ограниченной ответственностью общих собраний установлены Федеральным законом от 28.06.2021 N 225-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации» (см. п. 1 ст. 181.2. ГК РФ в новой редакции).

Участники общества теперь могут «участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.»

При этом, «решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное голосование) посредством отправки, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, не менее чем 50% от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества документов, содержащих сведения об их голосовании.»

Такое решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших эти документы участников общества (п. 1.1. ст. 181.2. ГК РФ).

Согласно п. 3 ст. 181.2. ГК РФ в новой редакции допускается подтверждение проведения результатов голосования на собрании участников «в том числе с помощью электронных либо иных технических средств (абзац второй пункта 1 статьи 160)», лицами проводившими подсчет голосов или зафиксировавшими результат подсчета голосов.

Также, согласно данной норме Кодексом, законом, единогласным решением участников или уставом юридического лица может быть предусмотрен иной способ подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования.

Выводы:

Из указанных положений следует, что сохранился заочный способ голосования бюллетенями (но теперь можно признавать бюллетени, и протоколы оформленные электронно) и дополнительно появился дистанционный способ.

Порядок проведения собрания дистанционным способом участники общества вправе установить практически любой на свое усмотрение, с единственным условием: достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании (общем собрании участников общества).

Кроме того, допускается смешанный способ (совмещение голосования на собрании и заочного голосования (п. 1.2. ст. 181.2. ГК РФ), который можно установить только единогласным решением участников или уставом.

• Заочное голосование

Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества (п. 3 ст. 38 ГК РФ). Исходя из вышеизложенных норм статьи 181.2. ГК РФ следует, что возможно оформление электронных бюллетеней.

Чтобы соблюсти принцип определения достоверности лица, принимавшего участие в собрании, требуется оформление электронной цифровой подписи и установления специальных компьютерных программ, если они в обществе отсутствуют.

При этом, действует общее ограничение: решение общего собрания участников общества по вопросам утверждения годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов не может быть принято путем проведения заочного голосования (п. 1 ст. 38 ФЗ от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»)[1].  

• Онлайн голосование

Поскольку практика проведения онлайн голосования еще не сложилась, а законодательством допускаются самые широкие возможности при условии соблюдения принципа определения достоверности лица, принимавшего участие в собрании, можно лишь привести выдержки из Интернета с тематических сайтов:  

«Прямого запрета проводить годовое собрание онлайн в законе об ООО нет. Более того, в 2021-м компании были вправе провести очередные собрания не только в очной, но и заочной формах. Ближайшие годовые собрания будут лишь весной 2022 года, и возможно, к тому времени примут уточняющие изменения в закон об ООО. Если нет, то общества с ограниченной ответственностью смогут со ссылкой на новую редакцию статьи 181.2 ГК проводить очередные собрания в дистанционном порядке. В случае спора суды, скорее всего, не будут считать это нарушением.

Пример формулировки о порядке проведения общего собрания ООО онлайн или в иной форме для устава и положения о собраниях:

«Общее собрание участников может проводиться в форме заседания (совместного присутствия участников Общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, в том числе в дистанционном формате), заочного голосования (опросным путем) либо совмещения голосования на заседании и заочного голосования».

Если в уставе или внутреннем положении указано, что участники на общем собрании голосуют бюллетенями, – у вас проблема. При организации дистанционного собрания участников ООО использовать бумажные бюллетени не получится. Единственный вариант, как их совместить с дистанционным форматом: участники голосуют онлайн, а потом присылают бюллетени по почте или же приносят в офис лично. У способа есть минус. В ходе общего онлайн-собрания ООО участник во время заседания проголосует, к примеру, «за», а в бюллетене отметит вариант «против». В таком случае высокий риск спора. К тому же собрать бюллетени с участников, особенно если их много, будет трудно. Избежать этих последствий можно с помощью других вариантов голосования. Таких вариантов три:

1. При проведении дистанционного собрания ООО во время видеотрансляции участники поднимают руки в момент, когда председательствующий озвучивает вариант ответа, либо по очереди озвучивают свой ответ. Минус этого способа: не все программы позволяют вывести на один экран изображения всех участников видеоконференции, особенно если их много. Такой способ может вызвать неразбериху, и придется голосовать заново.
2. Участники заполняют бюллетени непосредственно в программе, через которую проводят видеоконференцию. Минус этого способа похож на недостаток предыдущего: не все программы позволяют это сделать. Альтернатива – участники голосуют в чате программы: сначала председательствующий пишет номер и текст вопроса, затем участники отвечают одним из трех вариантов – «за», «против», «воздержался». Либо можете использовать опросы в гугл-формах на docs.google.com/forms. Но этот способ рискованный. Пока непонятно, как суды будут относиться к таким способам голосования на общих онлайн-собраниях участников ООО.
3. В рамках дистанционного собрания участники ООО заполняют бюллетени на сайте компании. Минус этого способа: его пока нет ни в ГК, ни в законе об ООО. Он упомянут в законопроекте № 1059849-7, который с прошлого года находится в Госдуме. Этот проект предусматривает подробные правила для онлайн-собраний ООО. И позволяет участникам заранее или во время видеоконференции авторизоваться на сайте компании и заполнить электронные бюллетени. Но поскольку закон до сих пор не приняли, использовать этот способ рискованно. Рекомендуем при проведении онлайн-собрания общества с ограниченной ответственностью объединить два первых способа:

1. Председатель озвучивает вопрос, участники поднимают руки, секретарь это фиксирует.
2. После того, как озвучат все варианты ответов, участники онлайн-собрания ООО дублируют свои решения письменно в чате. Вместо ответов в чате можете использовать опрос на docs.google.com/forms. Для этого заранее создайте опрос и разошлите его всем участникам.

Пример формулировки о проведении общего собрания ООО в дистанционном порядке

«Общее собрание участников в дистанционном формате проводится с помощью электронных либо иных технических средств. При этом используются любые способы, которые позволяют достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать».

Как подготовиться к дистанционному собранию ООО

Выберите программу, с помощью которой проведете онлайн общее собрание ООО. Поправки не поясняют, какой программой пользоваться во время дистанционного заседания. В ГК закрепили лишь одно требование: такая программа должна позволять «достоверно установить лицо, которое принимает участие в заседании, обсуждать вопросы повестки дня и голосовать» (абз. 2 п. 1 ст. 181.2 ГК).

Посоветуйте директору издать приказ о дистанционном собрании ООО. Если в компании есть совет директоров, вместо приказа придется оформить протокол при условии, что по уставу у этого органа есть полномочия принимать решение о проведении общего собрания. Не копируйте сведения из старых приказов или протоколов. Ведь нужно указать новую форму общего собрания ООО – дистанционное участие. Обосновывать выбор именно дистанционной формы не требуется.

Поправьте форму уведомления о собрании. Помимо нового формата, укажите, как именно будет проходить дистанционное собрание ООО. Нужно пояснить участникам, какой программой придется пользоваться, как ее установить, если это необходимо. Советуем с помощью IT-отдела сформулировать технические требования для доступа к заседанию. К примеру, указать минимально допустимую скорость интернет-подключения. Так вы снизите риски, что кто-то из участников обжалует результаты по причине, что не смог подключиться к онлайн-собранию ООО и участвовать в нем.

Сообщите участникам ООО об общем онлайн-собрании. В уведомлении предупредите, чтобы участники, от которых на собрании будет представитель, заранее направили в компанию нотариальную копию доверенности по почте или же электронную доверенность. Это нужно, поскольку нет иного способа проверить, есть ли у представителя полномочия участвовать в общем собрании. Ведь при очном оффлайн-собрании можно проверить бумажные документы, чтобы подтвердить личность участника. В частности, участник-физлицо предоставляет паспорт, а представитель – еще и доверенность. При дистанционном собрании надлежащим образом проверить документы не удастся.

Если проводите годовое собрание, приложите к уведомлению годовой бухгалтерский баланс и отчет. Без таких приложений компанию смогут оштрафовать на сумму до 700 тыс. руб. (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП). Баланс и отчет также разместите в офисе, чтобы любой участник общества мог ознакомиться с этими документами.

Если в вашем уставе или внутреннем положении нет особенностей для процедуры уведомления, разошлите сообщения об онлайн-собрании ООО заказными письмами (ст. 36 закона об ООО). Советуем оформить опись вложения и отправлять с уведомлением о вручении. Так снизите риски, что участник оспорит итоги общего собрания со ссылкой, что не получал уведомление.

О дистанционном собрании ООО сообщайте участникам не позднее чем за 30 дней, если более короткого срока нет в уставе или внутреннем положении. Если после того, как известите, дату общего собрания перенесете, направьте сообщения еще раз. В таком случае снова придется ждать 30 дней, прежде чем провести собрание.

Если среди участников общества есть тот, кто заложил долю и передал по условиям договора право голосовать на собраниях залогодержателю, сообщите о дистанционном собрании ООО и залогодержателю. Если же доля участника находится в доверительном управлении, известите о собрании доверительному управляющему.

Если в уставе не написано, как подтверждать принятые решения и состав участников, обратитесь к нотариусу (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК, п. 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС 25.12.2019). По окончании собрания он должен выдать свидетельство. Чтобы нотариус мог присутствовать на дистанционном собрании ООО, заранее договоритесь с ним и отправьте ссылку с доступом к онлайн-трансляции. Чтобы забрать свидетельство, придется после собрания приезжать в офис к нотариусу лично. Второй экземпляр свидетельства нотариус оставит себе.

Как провести общее собрание ООО онлайн

Рекомендуем с момента, как запустят видеоконференцию, начать запись трансляции дистанционного собрания ООО. Заранее посоветуйтесь с сотрудниками IT-отдела по поводу технических деталей подключения. Нужно, чтобы запись сохранилась после завершения заседания.

Основные проблемы при организации общего собрания ООО онлайн: как зарегистрировать участников, сверить их личности с данными в журнале регистрации и подсчитать голоса. Поскольку участники не могут расписаться в журнале регистрации, предусмотрите иной способ подтверждения их участия. К примеру, участники регистрируются в программе для видеоконференции и пишут в чате, что присутствуют на собрании и готовы голосовать.

Для проведения общего собрания общества с ограниченной ответственностью в дистанционном порядке советуем выбирать программу, в которой вы сможете видеть лица всех участников. При открытии заседания каждый участник поднесет к камере паспорт, чтобы секретарь сверил данные со сведениями в журнале регистрации. Эти меры помогут защититься в случае, если участник позже заявит, что вместо него к трансляции подключилось иное лицо, и решит оспорить итоги собрания.

Так же, как и при оффлайн-собрании, в начале дистанционного собрания ООО директор объявляет его открытым и предлагает выбрать председательствующего на заседании. Им может быть один из участников общества. Выбирают большинством голосов, у каждого участника по этому вопросу – один голос. Иные правила могут быть в уставе (п. 5 ст. 37 закона об ООО). Затем нужно назначить секретаря, если в компании нет штатного секретаря общих собраний. Он будет вести протокол.

Вопросы повестки дня на обсуждение онлайн-собрания ООО выносит председательствующий. После этого участники и иные присутствующие обсуждают вопросы. Затем проводят голосование.

Как оформить итоги дистанционного собрания ООО

Составьте протокол. Не забудьте указать, что собрание ООО прошло дистанционно. Посмотрите в уставе или внутреннем положении, в какой срок нужно подписать протокол. Если срок не указан, советуем оформить в течение трех рабочих дней. Хотя для ООО подобных правил нет, такой срок установлен законом об АО и его можно применять по аналогии для собраний ООО (п. 1 ст. 63 закона об АО).

Учитывайте разницу в нормах ГК и закона об ООО. ГК теперь разрешает составлять протокол собрания в электронном виде. Но не советуем использовать это положение для общих собраний участников ООО в форме онлайн. Причина в том, что правила ГК о собраниях применимы, если иное не устанавливает специальный закон (п. 1 ст. 181.1 ГК). При этом закон об ООО по-прежнему позволяет оформлять протокол общего собрания лишь на бумаге. Ведь его нужно подшить в книгу протоколов, чтобы любой из участников мог в удобное время ознакомиться с результатами голосования и получить удостоверенную выписку (абз. 2 п. 6 ст. 37 закона об ООО).

Протокол по общему правилу подписывает председательствующий на заседании и секретарь. Проверьте устав и внутреннее положение: в них может быть иной порядок.

Советуем приложить к протоколу дистанционного собрания ООО флешку или диск с видеозаписью трансляции. Дайте поручение подшить протокол в книгу протоколов, а также разослать копии протокола всем участникам ООО заказными письмами в течение 10 дней после составления (абз. 2, 3 п. 6 ст. 37 закона об ООО). Протокол со всеми приложениями нужно хранить в компании бессрочно (п. 1 ст. 50 закона об ООО, п. 2.1.11 постановления ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс).»

• Какие действия необходимо совершить для проведения собрания участников по новым правилам независимо от выбранного способа принятия решений на собрании:
• Участникам выбрать способ принятия решения на собрании (заочное или дистанционное) на основе параметра — удобства использования технических возможностей, в т.ч. интернета. Исходить из наличия электронной цифровой подписи у участников, технических возможностей компьютеров по установке программ, в. т.ч. Skype, WhatsApp, сервисов Google и т.д.      
• Сформулировать основные положения для разработки внутреннего положения о порядке проведения собраний участников в ООО «Элеос Рус» (далее – «Положение»). В Положении должно быть определено каким способом проводится собрание, какая подпись и программа используется, как идентифицируется участник общества на собрании, как он голосует или подписывает бюллетень, как происходит подсчет голосов, как происходит оформление протокола, внесение изменений в повестку дня, каким способом руководитель общества информирует участников о созыве и проведении собрания и т.д.
• Определиться с порядком утверждения Положения (единогласно при личном присутствии в месте проведения собрания или у нотариуса). Рекомендуем у нотариуса без предварительного созыва собрания при условии присутствия всех участников общества (согласно п. 7 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

 Утвердить протокол внеочередного общего собрания участников об утверждении Положения (которое также можно утвердить на годовом общем собрании весной 2022 г.).

---

[1] До 31.12.2021 г. действие данного ограничения приостановлено. В 2021 году общее собрание по указанным вопросам по решению исполнительного органа может быть проведено заочным голосованием (ФЗ от 24.02.2021 г. №17-ФЗ).